明けましておめでとうございます！岡崎です。

2025年となりました。本年も、より一層みなさまのお役に立てる内容を配信していきたいと思います。

では、今年初めのメルマガをお届けします！

年度末までにやっておきたい、人事異動に備えたフォーム周りの3つの準備

新年早々ですが、今回は少し先を見据えたお話です。

年度末から新年度にかけては、人事異動や組織変更などで業務の引き継ぎが発生しやすい時期。特にWebフォームの管理は、担当者が変わることで思わぬトラブルが起きやすい分野です。

そこで今回は、年度末までにチェックしておきたい3つの準備ポイントをご紹介します。

1．フォームの管理者・権限設定を見直そう

管理者の異動に伴うアクセス権限の問題はよく発生します。また、フォームからの通知メールが前任者の個人メールアドレスに設定されたままになっているケースも。回答があっても新担当者に届かず、お客様への対応が遅れるといったトラブルにつながってしまいます。事前に以下のような対応をしておきましょう。

• 管理体制の見直し（例：複数人での管理体制が整っているか、管理者間の連絡体制は整っているかなど）
• 通知設定の確認（例：通知先が前任者の個人メールアドレスになっていないか、グループメールアドレスは設定されているかなど）
• 権限管理の準備（例：権限移管の手順は明確になっているか、退職者や部署異動者のアカウントが残っていないかなど）

2．フォームの内容を整理しよう

数年前に作られたフォームをそのまま使い続けていませんか？「前任者が作ったフォームなので、この設問が何のために必要なのかよく分からない…。」「必要な項目を追加していったら、いつの間にか設問数が膨らんでしまって…。」といった悩みを抱える方も多いかと思います。

当時の担当者が設定した意図が分からないまま使い続けることで、回答者の負担が必要以上に増えていたり、集めたデータが十分に活用できていなかったりすることがあります。また、古い部署名や役職名がそのまま残っているケースも。その場合、年度末までに以下の整理をおすすめします。

• 各設問の必要性を改めて確認（例：実際にデータを活用している項目か、別のフォームと重複していないかなど）
• フォームの構成を見直し（例：回答必須の設定は適切か、設問の順序は回答しやすい流れかなど）
• 改善点を洗い出し（例：なぜその設問が必要なのか、どのように回答データを活用するのかなど）

3．運用マニュアルをアップデートしよう

マニュアルは作成したものの、その後のアップデートが追いついていない。画面や機能が更新されても、マニュアルは古いまま。さらに、実際の運用では「このような場合は、こう対応する」といった担当者間で暗黙のルールが増えているのに、マニュアルには反映されていない…。

結果として、新しく担当になった方は古いマニュアルと現実の運用の違いに戸惑うことになります。また、属人的な運用ルールが増えることで、引き継ぎにも時間がかかってしまいます。そうならないためにも、以下を確認してみましょう。

• マニュアルと実際の運用状況の確認（例：記載されている担当者や連絡先は正しいか、実際の手順とマニュアルの内容に違いはないかなど）
• 暗黙知となっているルールの記載（例：暗黙となっているルールがないか、例外的な対応が必要なケースとその判断基準があるかなど）
• 定期的な見直しのタイミングを設定（例：マニュアル更新の担当者と確認者が決められているか、更新履歴の管理方法は統一されているかなど）

担当者の引き継ぎにはある程度の時間が必要ですし、前任者と後任者が在籍中に進められれば、スムーズな運用につながります。特にWebフォームは、お客様や社内からの大切な情報が集まる重要なツール。だからこそ、しっかりとした管理体制を整えることが欠かせません。まずは自社のフォーム管理の現状を確認してみてはいかがでしょうか。

年が明けたばかりで、まだ3月・4月は先のことのように感じるかもしれません。でも、案外あっという間に年度末になってしまうものです…。
時間に余裕のある今のうちに、できることから始めていきましょう！

これらの準備作業は、【Pivot-Form】であれば管理画面から簡単に設定・確認できます。
またフォームの複製機能を使えば、既存フォームをベースに新年度用のフォームを作成することも可能です。
そのほか、もっと効率的な方法が知りたいなど、お困りごとがございましたら、お気軽にご連絡ください。

岡崎の【今週気になるコンテンツ】

初日に暇な人 | 渋谷ではたらく広告思想と技術革新

株式会社unnameさんが年末年始に配信されていた「怒涛の11夜連続 / unnameの年末年始キャリアメルマガ」を読んで知った記事です。

これは勝手な仮説で、かつ、特定の誰かをさして書いているわけではないが、本日のような正月明けの、初日に暇な人は、自分で仕事をつくってない人だと思う。

誰かが仕事を持ってきて、それを受けていることが多い人は、たぶん、今日みたいな日は仕事があんまりない。持ってきてくれる人が今日から動き出すことが多いからだ。日頃、自分で仕事をつくっている人は、今日のような初日という大事な日の仕事は、たぶん、前日までには必ずつくっている。

初日に暇な人 | 渋谷ではたらく広告思想と技術革新

16年前の記事だそうですが、今でも通じる普遍的な内容です。この記事を読んで、私自身年始で少しだらけそうになっていたことに気づかされました。

今回のメルマガを考える際、「年度末に向けて、お客様が困りそうなことは何だろう？」と考えてみました。すると、年度末の慌ただしいお客様の姿が思い浮かび、今回の内容を企画することができました。年始に限らず、常に自分から仕事をつくっていきたいと思います。

【編集後記】

昨年末は、高校時代の友達と数年ぶりに集まりました。 お互いの近況を話す中で、それぞれ新しいことに挑戦したり、時には失敗も経験ながら進んでいたりと、みんなが頑張っている様子を聞いて、たくさんの刺激をもらいました。

私も今年は、お客様により良いサービスを提供できるよう、 着実に成長していきたいと思います。

本年も【Pivot-Form】をよろしくお願いいたします！