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【印象がいいお断り返信メールテンプレート付き】迷惑な営業メールを激減させる対処法
毎日のように受信トレイをあふれさせる営業メール。近年、ウェブサイトの問い合わせフォームを悪用した迷惑な売り込みが増えています。このような迷惑な営業メールは、重要なメールを見落としてしまう原因になりますし、メールを分別するための時間の浪費にもつながります。
しかし、すべての営業メールが無関係とは限らず、今後のつきあいを考えるとお断り返信メールを送ったほうがいい場合もあります。
本記事では、印象がよく丁寧なお断りができる返信メールの書き方と対処法を紹介します。これにより、将来的な関係を断ち切ることなく、迷惑な営業メールを減らせるかもしれません。メールテンプレートも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
お断り返信メールテンプレート
なるべく角が立たないように、相手に気遣いながらお断りメールを書こうとすると、難しく考えてしまい思ったより時間がかかることがありますよね。そんなときは、お決まりの鉄板フレーズを覚えていれば、すんなりと作成できるようになります。
ここでは、さまざまなシーンで使えるお断りメールの鉄板フレーズと避けたほうがいいNG表現を紹介し、さらに、すぐに使えるメールテンプレートをご紹介します。
お断りメールの鉄板フレーズ
お断りメールを送るときに使える3つの鉄板フレーズを紹介します。
今回は見送らせていただきます
「今回はダメだけど、次回以降はチャンスがあるかもしれない」と感じさせる、非常に使い勝手の良いフレーズです。相手に対して前向きな印象を与えつつ、現時点での要望や提案を断るときに非常に役立ちます。
ご期待に添えず申し訳ございません
謙虚な態度を取ることで、相手に良い印象を与えられる言葉です。このフレーズは、相手の商品やサービスなどを褒めつつ、断りたいときに効果的です。
辞退させていただきます
「お断りします」や「できません」といった直接的な拒絶をより柔らかく、角の立たない表現に変えられるフレーズです。たとえば、業務提携の申し込みや営業の提案を断りたい場合に使えます。
避けたほうがいい表現
はっきり断らない
気遣いながらメールを書くと必要以上に濁してしまい、お断りメールであることがわかりにくくなってしまうことがあります。
「条件次第では」「検討中なので」と曖昧な表現では、相手からすると断られているのかどうかわからず、反応あり！としてさらに営業メールが送られてくるかもしれません。
お断りメールを送るときは、「お断り」であるとはっきり伝えることが大切です。
直接的な否定や拒絶
相手への気遣いやフォローがなく、無下に断ると心証が悪くなってしまいます。
そっけなく「不要です」「興味がありません」と伝えたり、感情的な言葉や攻撃的な表現を使うのは絶対にやめましょう。
「ありがたいお話ではございますが」「こちらの都合で大変恐縮ですが」「せっかくのご提案ですが」と、相手を気遣うフレーズを入れておくと、相手の気分を害せずにお断りできます。
CCやBCCでの一斉送信
大勢の人にお断りメールを送るとき、CCやBCCを利用した一斉配信はやめましょう。CCでは送信相手に他の送信相手のメールアドレスがすべて表示されてしまいますし、BCCは誤送信によって情報漏洩につながる可能性があります。
一斉送信はリスクがあるので、面倒でも一通ずつ返信しましょう。
実際に、BCCで送ろうとしたメールを誤ってTOで送ってしまい、問題化した事例がいくつかあります。
同庁は24日午後2時40分「デンマーク外務省とデジタル分野での協力に関する覚え書きを結んだ」という内容のメールを報道陣向けに送信した。その際、第三者から確認できないBCCに記載するべき送信先メールアドレスをCCに記載。メールを受け取った報道陣から全てのメールアドレスが閲覧できる状態になっていた。
デジタル庁がメール誤配信 CC・BCC設定ミスで約400件のアドレスが公開状態に – ITmedia NEWS
教員を志望する大学生を養成する「東京教師養成塾」の受講者46人に、講座の内容についてメール送信した際、送信先を宛先に設定するミスが発生。受信者間でメールアドレスが閲覧できる状態となった。
翌14日、同メールをBCCで受信した別の職員が、受講者の宛先がBCCになっていないことに気づき、誤送信が判明した。
【セキュリティ ニュース】メール誤送信で大学生のメアド流出 – 東京都教職員研修センター：Security NEXT
すぐに使えるお断りメールテンプレート３つをご紹介
次に、すぐに使えるお断りメールのテンプレートをシーン別に３つご紹介します。
相手からの要望に添えないときのお断りメール
件名：ご提案に関するご連絡
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
この度は、貴重なご提案をいただき、心より感謝申し上げます。
慎重に検討した結果、現時点ではお応えすることが難しい状況です。
ご提案いただいた内容は非常に魅力的ではありますが、今回は見送らせていただきます。
またの機会がございましたら、その際には何卒よろしくお願いいたします。（※）
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
（※）関係性を保ちたい、今後も取引したいと考えていない相手には、この一文は消してください。
セミナー案内へのお断りメール
件名：〇〇セミナーへのご招待に対するお礼と欠席のご連絡
〇〇株式会社
〇〇様
貴社の一層のご繁栄を心よりお慶び申し上げます。
このたびは、〇〇セミナーへご招待いただき、誠にありがとうございます。
興味深く拝見いたしましたが、残念ながら今回はスケジュールの都合上、参加を見送らせていただくことにいたしました。
またのお誘いを楽しみにお待ちしております。（※）
今後ともよろしくお願いいたします。（※）
（※）次回以降のセミナー案内が不要の場合は、この二文は消してください。代わりに「ますますのご発展をお祈り申し上げます」のフレーズで締めくくるのが無難です。
紹介された製品の購入見送りメール
件名: ご案内いただいた【製品名】について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
先日は、【製品名】のご案内をいただきありがとうございました。
社内で検討を進めて参りましたが、今回は辞退させていただきたいと思います。
ご丁寧な説明をしていただきましたが、このような形となり大変申し訳ございません。
今後、導入を検討する際には、こちらからご相談させていただきます。
この度は貴重な情報をありがとうございました。
フォームからの営業メールは迷惑！でも違法ではない？
増え続けるウェブサイトの問い合わせフォームを悪用した迷惑な売り込み。重要なメールを見落としてしまうなど、少なからず業務に悪影響を及ぼしていて、違法ではないのでしょうか？
ホームページ運営への悪影響
問い合わせフォームを利用した売り込みが多いと、サポート部門の業務効率が低下し、顧客対応の質までも低下させてしまう要因になります。
また、Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールでウェブサイトのアクセス解析をしている場合、売り込みがコンバージョンに含まれてしまうと正確な分析ができなくなります。
特定電子メール法は適用されない？
広告・宣伝を目的とした営業メールは、特定電子メール法（正式名称「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」）で事前同意なく送信することを禁止されています。
それでは、問い合わせフォーム経由で送られてくる営業メールも違法なのでは？と思われますが、特定電子メール法は電子メールの送信に関する法律なので、ウェブサイトのフォームから送信された営業メールは対象とは明確にいえないようです。
迷惑な営業メールを減らす対処法
特定電子メール法ではフォームからの売り込みを禁止できませんが、ホームページ運営上、迷惑な営業メールをどうにか減らしたいですよね。
少しでも減らす方法として、以下の対応策があります。
禁止事項としてサイトに明記する
- サイトポリシーに「当サイトでの売り込みは禁止」と明記する
- 問い合わせフォームに「売り込み・営業はお断り」と明記する
確実な策ではありませんが、問い合わせフォームからの売り込みを思いとどまらせ、少しでも件数を減らせるかもしれません。
問い合わせフォームにnoindexタグを設定する
noindexタグを設定したURLは、検索エンジンでの検索結果に表示されなくなります。そのため「会社名 問い合わせ」などで問い合わせフォームを検索して売り込み先を探している人からは見つからずにすみます。
但し、本当の顧客からも見つかりづらくなるので、優先順位を決めて取り組みましょう。
届いた営業メールをフィルタリングする
どうしても届いてしまう営業メールは、メールクライアント側のフィルタリング機能で自動的に仕分けてしまうのがおすすめです。効果的なフィルタリング方法を以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。
問い合わせフォームにスパム対策を行う
自動化されたスパムボットによる広告メールを防止したい場合は、より技術的な対処策があります。以下の記事でも簡単に紹介していますので、よろしければ参考にしてください。しかし、技術的な対応は難しい場合もあります。問い合わせフォームのスパム対策にお悩みの方はお気軽にPivot-Formにご相談ください。
まとめ
今後のつきあいを考えてお断りメールを送る場合、相手の反応が気になって余計に時間がかかってしまいますよね。
この記事では、迷惑な営業メールに対して、印象がよく丁寧に断る返信メールを書くために、すぐに使える鉄板フレーズやテンプレートを紹介しました。迷惑な営業メールに対処する時間の無駄を省き、大切なメールに集中できるように、ぜひこの記事を活用してください。
もし効果的なリード獲得を目指しているのに、迷惑な営業メールが多くて困っている方は、ぜひPivot-Formをご検討ください。さまざまなご要望をヒアリングのうえ、適切な対策をした問い合わせフォームをご提案・作成いたします。