- # テンプレート
【例文あり】休暇を知らせる自動返信メールの書き方とマナー | お盆、GW、年末年始など
休暇中に受信したメールはどうしても対応が遅れてしまいます。
顧客との信頼関係を維持するために、休暇を知らせる自動返信メールを活用しましょう。
しかし、
「自動返信メールはどんな内容にすればいいのか？」
「どんな休暇のときに自動返信メールが必要なのか？」
と悩むことも少なくありません。
この記事では、お盆、GW、年末年始などのシーン別に具体的な例文を紹介し、自動返信メールの書き方とマナーについて解説します。
このページの目次
（ 開く ）
ユーザーが安心する長期休暇中の自動返信メールの書き方とマナー
件名
休暇を知らせる自動返信であることが一目でわかるような、簡潔でわかりやすい件名にします。
例：
| ・【自動返信】〇〇株式会社 夏季休業のご案内 ・【不在通知】長期休暇のお知らせ |
書き出し
書き出しでは、メールをくれたことに対する感謝の言葉を伝えます。
例：
| ・この度は〇〇株式会社にご連絡いただき、誠にありがとうございます。 ・ご連絡いただきありがとうございます。〇〇株式会社です。 |
本文（休暇期間・再開時期・緊急連絡先）
本文では、以下のポイントを押さえましょう。
【休暇期間の明記】
具体的な休暇期間を明記します。
例：
| ・弊社は〇月〇日から〇月〇日まで夏季休業期間となっております。 |
【対応の再開時期】
休暇明けにいつから対応が再開されるかを伝えます。
例：
| ・〇月〇日より通常業務を再開いたします。 ・〇月〇日から平常通り営業いたします。 |
【緊急連絡先の提供（必要であれば）】
会社や組織全体での休業の場合、緊急連絡先がない場合もあります。
個人の長期休暇などで、代理担当者への連絡が可能な場合は連絡先を記載しておくと親切です。
例：
| ・お急ぎの場合は、〇〇（電話番号・メールアドレス）までご連絡ください。 |
締め方
最後に、感謝の言葉や再度の謝意を述べて締めます。
例：
| ・ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ・ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 |
【シーン別】自動返信メールのテンプレート
3つのシーン別に、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。
お盆休みの自動返信メール例文
| 件名：【自動返信】お盆休暇のお知らせ 〇〇株式会社の〇〇です。 この度はご連絡いただき誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、〇月〇日（曜日）から〇月〇日（曜日）までお盆休暇を頂戴しております。 この期間中にいただいたメールにつきましては、〇月〇日（曜日）より順次対応させていただきます。 お急ぎの件につきましては、下記の連絡先にご連絡いただけますと幸いです。 [代理担当者の連絡先情報] ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 |
ゴールデンウィークの自動返信メール例文
| 件名：【自動返信】〇〇株式会社 ゴールデンウィーク休業のご案内 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社です。 ゴールデンウィーク期間中の〇月〇日（曜日）から〇月〇日（曜日）まで、弊社は休業とさせていただきます。 休業期間中にいただいたメールへの対応は、〇月〇日（曜日）以降に順次対応いたします。 ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
年末年始の自動返信メール例文
| 件名：【自動返信】〇〇株式会社 年末年始休業のご案内 〇〇株式会社です。 日頃よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。 弊社は年末年始の期間、〇月〇日（曜日）から〇月〇日（曜日）まで休業とさせていただきます。 この期間中にいただいたお問い合わせは、〇月〇日（曜日）より順次対応させていただきます。 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
自動返信メールの重要性
信頼関係の維持
休暇のお知らせをホームページなどで掲載していても、ビジネスパートナーや顧客がサイトを確認してくれるとは限りません。「メールを送ったのになかなか返事がこない」となると、とくに急ぎの用事の場合、苛立ちや不安を感じて不信感を募らせる原因になります。
ビジネスパートナーや顧客からの信頼を損なわないために、すぐに対応できないとしても、自動返信メールで迅速に状況を伝えることができるため、信頼関係の維持に役立ちます。
業務の効率化
自動返信メールがなく休暇中だと知らない顧客の場合、何度も問い合わせメールを送ったり、代表電話にかけてみたりして、どうにか連絡する方法を探す顧客もいるかもしれません。ひどい場合はクレームに発展する可能性も。
休暇明けに大量の問い合わせメールを確認するのは大変です。
自動返信メールを活用することで、余計な問い合わせや不安を減らし、休暇明けの対応をスムーズにすることができます。
自動返信メールのマナー
自動返信メールが必要な休暇とは
お盆、年末年始、ゴールデンウィーク、シルバーウィークといった「祝日が続く休暇」以外にも、個人的に取得する長期休暇や、長期ではないけれど会社独自の休日（創業記念日など）で一般的には休暇ではない場合などは、自動返信メールが必要な休暇と考えられます。
しかし、個人的に取得する休暇の場合、自動返信メールを設定すべきかどうか迷ったことはありませんか？その場合は、休暇を取得する期間や、自身の立場によって自動返信メールを設定するかどうか判断することをおすすめします。
【1週間以上お休みする場合】
自動返信メールの設定をおすすめします。顧客やビジネスパートナーに対して、休暇中の連絡遅延をあらかじめ知らせることで、信頼関係の維持とクレーム防止に役立ちます。
【営業担当やサポート担当の場合】
顧客との頻繁なコミュニケーションが求められる部署の場合は、3日間の休暇でも自動返信メールを設定しておくと安心です。顧客は休暇期間中に対応が遅れることを理解し、必要に応じて代替連絡先に問い合わせることができます。
丁寧な言葉遣い
自動返信メールはわかりやすく簡潔に作成すると事務的になりがちです。感謝の言葉を添えつつ丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に対する配慮を示しましょう。また、誤字脱字のチェックを忘れずに行い、正確な内容を伝えることが重要です。
「休暇期間」と「休業期間」の違い
「休暇期間」は個人が自主的に取得するお休みで、「休業期間」は企業が一斉に業務を停止する期間のことをいいます。一般的に、ゴールデンウィークや夏季休暇などは「休暇期間」となりますが、会社全体で決まった期間に休業する場合は「休業期間」となります。
「夏季休暇」と「夏期休暇」の違い
夏の期間に取る休暇は、「夏季休暇」とするのが一般的です。「夏期休暇」も誤りではありませんが、特定の期間を強調する際に使われる傾向があります。冬の場合も同様、「冬季休暇」のほうが「冬期休暇」よりも一般的に使われています。
迅速な対応
休暇明けには速やかにメールを確認して対応しましょう。自動返信メールに記載した休暇期間が終わったあと、すぐに対応する姿勢を見せることで、顧客やビジネスパートナーに対して誠実さを示すことができます。
まとめ
自動返信メールは、休暇中でも顧客やビジネスパートナーに対して丁寧な対応を示すために欠かせないツールです。この記事で紹介した具体的な例文とマナーを参考にして、適切な自動返信メールを作成しましょう。
この記事を読んだ人には以下の記事もおすすめです。
Pivot-Formの自動返信メール
Pivot-Formにも自動返信機能があり、フォーム送信後にユーザーに自動返信メールを送れます。自動返信メールは、タイトル、本文、差出人などを自由に設定できますので、休業期間だけメール内容を変更することも可能です。
くわしくは以下のページをご覧ください。
自動返信メールはもちろんのこと、Pivot-Formは感覚的に簡単にプロフェッショナルなフォームを作成できるツールです。お問い合わせはお気軽にこちらまでお願いいたします。